Mit dem Ende der Home-Office-Verpflichtung fangen derzeit viele Firmen an, ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen. Teilweise wird dies von der Belegschaft befürwortet. Schließlich kehrt somit wieder ein Stück Normalität in den Alltag ein. Teilweise stößt es aber auch auf Bedenken, ob von der Arbeit im Büro ein erhöhtes Infektionsrisiko ausgehen könne.
In einem sind sich alle Beteiligten nach über einem Jahr Corona-bedingter Unterbrechung einig: So wie früher wird das Arbeiten im Büro wohl nicht mehr werden. Was hat sich geändert? Und wie kann ein sicherer und produktiver Neustart gelingen?
Hybride Arbeit als langfristiger Trend
Die größte Änderung betrifft den Arbeitsort. Hybride Arbeitsformen sind auf dem Vormarsch. Die meisten Unternehmen planen, diese Mischung aus Home Office und Vor-Ort-Tagen nach der Pandemie beizubehalten.
Im ersten Schritt wurde dafür das Arbeiten von zu Hause ermöglicht. Firmen haben Laptops angeschafft, Videokonferenz-Software und Kollaborationstools eingeführt und die Mitarbeiter entsprechend geschult.
Eine zweite Implikation wurde bisher meist übersehen: Das klassische Büro erfährt durch die hybride Arbeit einen geradezu dramatischen Wandel.
Wenn nur noch ein Teil der Belegschaft täglich ins Büro kommt, wird nicht mehr so viel Bürofläche benötigt. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen ihre Büros verkleinern und neu organisieren. Der Fokus liegt auf flexiblen Raumkonzepten. Mitarbeiter sollen ihre Plätze frei wählen und komfortabel arbeiten können. Das Ziel ist eine hohe “Employee Experience”. Auf der anderen Seite wird die Optimierung der Bürofläche forciert: Dies umfasst primär die Steuerung von Auslastungen und die Automatisierung von Prozessen vor Ort.
Smarte Unterstützung notwendig
Damit dieser Wandel gelingt, sind neue Werkzeuge gefragt. Diese sollten sowohl in Richtung Mitarbeiterunterstützung wirken als auch Smart Office abdecken. Sie sollten mobil bedienbar sein, verschiedene Stakeholder-Gruppen berücksichtigen und ein höchstes Maß an Datenschutz gewährleisten. Ein typischer Funktionsumfang beinhaltet demnach:
- Digitale Karten und Wegeleitung: Das Herzstück derartiger Lösungen ist eine interaktive Aufbereitung des Büro-Grundrisses. Über diese werden die verschiedenen Funktionen angesteuert. Gleichzeitig können Mitarbeiter mit der digitale Karte und einer Routingfunktion im Gebäude navigieren und ihren Standort mit anderen teilen.
- Auslastungserfassung/Präsensmelder: Innerhalb von Räumen installierte Sensoren detektieren die Anwesenheit von Personen. Diese Daten werden sowohl zur Regulierung von Menschenansammlungen (z.B. über eine Ampelanzeige) als auch für Analytics genutzt.
- Raumbuchungen/Check-Ins: Microsoft Office, Google Calendar oder ähnliche Systeme bieten Raum- und Platzbuchungen. Diese Systeme müssen angebunden werden, sodass Live-Zustände auf der Karte angezeigt werden. Zudem können Buchungen via Abscannen eines QR-/NFC-Tags am Arbeitsplatz oder über Sensoren automatisch erfasst werden.
- Digital Signage: Neben dem Smartphone sollten die Informationen auch über stationäre Bildschirme abgerufen werden können. Screens an Eingängen von Meeting- und Konferenzräumen können vorhandene Raumreservierungen anzeigen oder im Empfangsbereich Wege für Besucher visualisieren.
- Standortbasierte Automatisierung: Vernetzte Beleuchtung, Thermostate, Messung der Sauerstoffkonzentration und Luftfeuchtigkeit – durch Internet of Things (IoT) werden Prozesse und Geräte automatisch reguliert. Klassisches Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter einen Raum verlässt, geht automatisch das Licht aus.
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